Vuokralaistoimikuntien ja talotoimikuntien tietokoneet ja MS Office -lisenssit
Ohje 8.6.2022
Hekan määrärahasäännön täydentävissä ohjeissa todetaan seuraavaa:
Talotoimikunta voi omalla määrärahallaan hankkia läppärin/tabletin S-Business -kortilla esim. talotoimikunnan sihteerin käyttöön. Vaihtoehtoisesti sen voi hankkia aluetoimiston isännöitsijän kautta Hekan kilpailuttaman hankintasopimuksen puitteissa. Hankinta vähennetään määrärahasta. Läppärin tai tabletin säilytyspaikka on kerhotilan lukitussa kaapissa tai kotona.
Kun tehtävä talotoimikunnassa/VTK:ssa loppuu, tulee läppäri/tabletti palauttaa talotoimikunnalle/VTK:lle. Läppäri/tabletti tulee merkitä/ poistaa kalusteluetteloon/sta, kuten muutkin kalusteet ja tarvikkeet. Myös VTK:n tulee tehdä tämä kirjaus.
Määrärahalla voi hankkia talotoimikunnan käyttöön mustepatruunat, MS Office-paketin ja virustorjuntaohjelman.
Vuokralaistoimikuntien määrärahaa voi käyttää talotoimikuntien hyväksi, mikäli vuokralaistoimikunta näin päättää. Asiasta on sovittava etukäteen asiakkuuspäällikön kanssa.
Huom. esim. Prismassa myytävä MS Office -lisenssiä ei saa hankkia, sillä se ei ole lisenssiehtojen mukaista. Toimikuntien tulee käyttää yrityspuolen Microsoft Business Standard -lisenssiä.
Jatkossa hankittavat työasemat ovat vakioituja konemalleja.
Vuokralaistoimikuntien työasemat ja niiden tilaukset
Heka kustantaa yhden koneen vuokralaistoimikunnalle yhteisistä määrärahoista. Muut koneet vähennetään vuokralaistoimikunnan määrärahasta. Tämä riippumatta siitä tuleeko kone vuokralaistoimikunnan käyttöön vai tekeekö vuokralaistoimikunta päätöksen hankkia koneen talotoimikunnan käyttöön. Kaikki nämä koneet merkitään vuokralaistoimikunnan kalusteluetteloon. Vuokralaistoimikunta tilaa koneet asiakkuuspäälliköltä. Ne merkitään lisäksi Hekan laiterekisteriin ja vuokralaistoimikunnan käyttöön jäävät koneet liitetään VTK-työryhmään, jolloin niille voidaan antaa maksullista etätukea tarvittaessa Decensin kautta. Huom. tämä tuki siis vähennetään vuokralaistoimikunnan määrärahasta. Nyt aluksi Decens myös hakee jo olemassa olevat vuokralaistoimikuntien työasemat ja merkitsee ne laiterekisteriin ja liittää tuohon työryhmään.
Vuokralaistoimikuntien MS Office -lisenssit
Heka kustantaa yhden Microsoft Business Standard -lisenssin vuokralaistoimikunnalle yhteisistä määrärahoista. Tälle lisenssille tehdään tunnus, joka on muotoa etunimi.sukunimi@hekalaiset.fi. Päätös kenelle tämä tunnus tehdään, tulee tehdä vuokralaistoimikunnassa. Pääsääntöisesti se tehdään puheenjohtajalle, mutta voidaan tehdä myös toiselle vuokralaistoimikunnan jäsenelle, jos hän kutsuu pääsääntöisesti etä- ja hybridikokoukset koolle. Lisenssiin sisältyy siis Teams-sovellus. Lisäksi tehdään jokaiselle vuokralaistoimikunnalle jaettu postilaatikko, joka on muotoa vtk.alue@hekalaiset.fi. Lisenssin haltija ylläpitää myös Teams-ryhmää esim. vtk.vesala. Vuokralaistoimikunnan muut jäsenet liittyvät henkilökohtaisilla sähköpostiosoitteilla VTK-alueensa Teams-ryhmään. Päätös kenelle tunnus tehdään, toimitetaan vuokraisneuvottelukunnan puheenjohtajalle osoitteella sami@phyk.fi. Tämä sama henkilö (kenelle tunnus tehdään) on se, jolla on oikeus tilata vuokralaistoimikunnan määrärahalla rahoitettavaa etätukea Decensiltä.
Jos vuokralaistoimikunta tarvitsee lisää Microsoft Business Standard -lisenssejä, tilataan ne asiakkuuspäälliköltä ja ne maksavat tällä hetkellä noin 150 €/vuosi/lisenssi. Nämä lisälisenssit rahoitetaan määrärahalla. Näiden tunnusten muoto tulee olemaan etunimi.sukunimi@hekalaiset.onmicrosoft.com
Talotoimikuntien työasemat ja niiden tilaukset
Talotoimikunta voi hankkia työaseman omalla määrärahalla. Se tulee ensin käsitellä asukkaiden kokouksessa osallistuvassa budjetoinnissa. Työasema tilataan omalta hallinnolliselta isännöitsijältä. Talotoimikunta huolehtii itse koneensa ohjelmien asentamisesta, ja koneille ei ole saatavissa tukea Hekan kautta. Talotoimikuntien itse hankkimat koneet merkitään kohteen kalusteluetteloon. Myös nämä koneet merkitään lisäksi Hekan laiterekisteriin.
Talotoimikuntien MS Office -lisenssit
Talotoimikuntien on mahdollista tilata Microsoft Business Standard -lisenssi määrärahalla. Lisenssi maksaa tällä hetkellä noin 150 €/vuosi/lisenssi. Vuokralaistoimikunnan puheenjohtaja tai hänen valtuuttama vuokralaistoimikunnan jäsen kerää kerran vuodessa listan, ketkä tällaisen lisenssin haluaa ja toimittaa sen vuokralaisneuvottelukunnan puheenjohtajalle osoitteella sami@phyk.fi. Kun lisenssit on tehty, toimittaa vuokralaisneuvottelukunnan puheenjohtaja tunnukset vuokralaistoimikunnalle. Lisenssejä voi tilata vain kerran vuodessa, jotta laskutus ei mene täysin mahdottomaksi, koska maksu lisenssistä tulee kerran vuodessa. Vuokralaistoimikunnan tulee huolehtia myös hyvissä ajoin, että vuoden päästä tilauksesta tarkisteen, jos joku talotoimikunta ei halua enää jatkaa lisenssiä, sille se uusiintuu automattisesti.
Nämä käytännöt astuvat voimaan välittömästi kokeiluluonteisesti. Tavoitteena on, että vuokralaistoimikuntien ja talotoimikuntien työasema- ja lisenssiasiat eivät kuormita liikaa Hekan henkilökuntaa. Noin vuoden päästä asiaa tarkastellaan uudelleen ja tehdään erillinen päätös mahdollisesta jatkosta.