Asiakirjamalleja

Kokouskutsun voi tehdä kahdella eri tavalla, joko asialistalla tai esityslistalla. Asialistaa käytetään yleensä asukkaiden kokouksissa ja asukastoimikunnan kokouksissa, esityslistaa sähköpostikokouksissa, aluetoimikunnan ja asukasneuvottelukunnan kokouksissa. Näiden kahden ero on se, että asialistassa on vain ns. aiheet, esityslistassa kokouksen kokoonkutsujan esitykset päätöksiksi.

Alla on malli asialistasta ja siitä tehdystä pöytäkirjasta. Toki jokaisessa kokouksessa käsiteltävät asiat vaihtuvat. Tärkeää kuitenkin on asialistassa kohdat, jotka on tummennettuna. Tärkeää on kummassakin mainita esimerkiksi kokouksen numero. Ylätunnisteessa sen voi vaihtaa kaksoinäpäyttämällä yläosaa.

Varsinkin asukastoimikunnan ja asukkaiden kokouksen pöytäkirjojen olisi hyvä olla sellaisia, että myös sellaisten asukkaiden, jotka eivät ole läsnä kokouksessa, on helppo ymmärtää, mistä käsiteltävässä asiassa on kyse.

Pöytäkirjan tarkastajat on hyvä valita myös asukastoimikunnan kokoukseen, mutta se ei ole välttämätöntä. Asukastoimikunta voi päättää, miten pöytäkirja hyväksytään.