Toimintamäärärahan käytöstä päättäminen

Määrärahasäännössä lukee seuraavasti:

"Talotoimikunta valmistelee syksyllä olevalle asukkaiden kokoukselle esityksen seuraavan vuoden määrärahan käytöstä. Asukkaiden kokous päättää seuraavan kalenterivuoden määrärahan käytöstä osallistuvan budjetoinnin periaatteita noudattaen. Asukkaiden kokous voi myös valtuuttaa seuraavan vuoden talotoimikunnan itse päättämään asiasta."

Eli talotoimikunta tekee asukkaiden kokoukselle ehdotuksen, miten toimintamääräraha käytetään. Tähän käytettävä summa on se, mikä näkyy sivun yläreunasssa olevista taulukoista.

Asukkaiden kokouksessa voi lisäksi keskustella mitä mahdollisilla kuluvan vuoden siirtyvillä määrärahoilla tehdään.

Vuoden alussa määrärahaselvityksen yhteydessä tehdään sitten tarkennettu toimintasuunnitelma, jos rahaa siirtyy edelliseltä vuodelta. Jos rahaa ei siirry, voi määrärahaselvitykseen liittää asukkaiden kokouksessa hyväksytyn määrärahaselvityksen.

Laskutuskulut

Laskutuskulut vähennetään pääsääntöisesti määrärahasta. Sellaisista koontilaskuista, jotka koskevat montaa kohdetta ja toimikunta on itse hakenut tuotteet liikkeestä (esim. kukat ostositoumuksella), ei tarvitse laittaa laskutuskuluja määrärahaselvitykseen (ja niistä aluetoimiston ei tarvitse laittaa kopiota talotoimikunnalle/vuokralaistoimikunnalle). Tällöin määrärahaselvitykseen liitetään oston yhteydessä saadun kuitin loppusumma.

Sellaisista laskuista, joissa laskutuslisä sisältyy yksittäisen kohteen laskuun ja aluetoimisto on hankkinut tuotteen esim. verkkokaupasta, aluetoimisto laittaa laskusta kopion toimikunnan kortin vastuuhenkilölle, joka huolehtii, että summa on mukana määrärahaselvityksessä.

Kortin saldolta vähennetään rahaa noilla mainituilla samoilla periaatteella.

Määrärahaselvitys 2022 ja ohje selvityslomakkeen käyttöön

Talotoimikunta ja vuokralaistoimikunta ovat velvollisia selvittämään toimintamäärärahojensa käytön. Määrärahaselvitys tulee toimittaa isännöitsijälle/asiakkuuspäällikölle viimeistään tiistaina 31.1.2023. Isännöitsijä/asiakkuuspäällikkö käsittelee määrärahaselvityksen 15.3.2023 mennessä.

Hyväksytyn selvityksen tekeminen on edellytyksenä uuden toimintamäärärahan saamiselle.

Määrärahaselvitykseen liittyvät materiaalit:

Selvitys vuoden 2022 määrärahan käytöstä (Määrärahojen selvityslomake)
Toimintakertomus vuodelta 2022
Toimintasuunnitelma vuodelle 2023
Kalustoluettelo
Tarkennettu toimintasuunnitelman vuodelle 2023 edelliseltä vuodelta (2022) mahdollisesti siirtynyt määräraha huomioituna. Mikäli määrärahaa ei siirry, voi tähän liittää asukkaiden kokouksessa käsitellyn suunnitelman. Alta löytyy ohjeita määrärahan laskemiseen

Kuitteja ei tarvitse toimittaa. Kuitit koko vuoden ajalta tulee kuitenkin säilyttää ja toimittaa pyydettäessä (Kuitit voi hävittää sen jälkeen, kun seuraavan vuoden määräraha on myönnetty).

Selvityksen laadinta:

Selvitys tulee olla kahden toimikunnan jäsenen allekirjoittama, ensisijaisesti niiden, jotka ovat vastanneet toimikunnan taloudesta.

Selvitys tulee käsitellä tilityksen laadinnan jälkeen seuraavassa toimikunnan kokouksessa. Jos henkilöt, jotka vastaavat toimikunnan taloudesta vaihtuvat, selvityksen laatii ensisijaisesti edelliset toimijat ja toissijaisesti uudet toimijat.

Suosituksena on aineiston toimittaminen skannattuna osoitteeseen isannoitsijat.alue@hekaoy.fi käsittelyn nopeuttamiseksi. Lisäksi toivotaan sähköisen Excel -taulukon lähettämistä samassa yhteydessä.

Ohje selvityslomakkeen käyttöön:

Sekä talotoimikunta että vuokralaistoimikunta käyttävät samaa lomakepohjaa selvityksen tekemiseen.

Jos vuokralaistoimikunnan määrärahaa käytetään talotoimikuntien hyväksi, ostot vähennetään vuokralaistoimikunnan määrärahasta ja ne merkitään vuokralaistoimikunnan tekemälle määrärahaselvitykselle.

Harmaalla olevia kenttiä ei voi muokata ja rivejä ei pysty poistamaan.

Laita ylös oikea vuosi, kohteen numero ja kohteen nimi. Täytä Selvitysvuoden perusmääräraha, Edelliseltä vuodelta siirtynyt määräraha sekä mahdollisesti tasavuosijuhlan määräraha ja/tai kerhohuoneen starttiraha -kentät. Saldon ensimmäiselle riville tulee automaattisesti vuoden 2023 käytettävissä olevan rahan määrä.

Vuokralaistoimikunta täyttää ”kohteen nimi” kenttään vuokralaistoimikunnan nimen.

Täytä lomakkeeseen ostokset vuoden ajalta. Voit kopioida ne toisesta taulukosta tähän, jos olet tehnyt vuoden mittaan merkintöjä vanhaan selvityslomakkeeseen.

Huom. Jos talotoimi- tai vuokralaistoimikunta on hankkinut kaasupullon, toimi seuraavasti:

Jos kaasupullo/täyttö on ostettu S-Business kortilla, merkitse osto selvityslomakkeelle ostoihin ja Hekan palauttama summa palautuksiin.
Jos kaasupullo/täyttö on ostettu S-Business kortin ulkopuolelta, ei ostoa tai palautusta tarvitse merkitä selvityslomakkeelle.

Täytä lomakkeen lopussa olevat kentät Paikka ja päiväys, rahankäytöstä vastanneiden henkilöiden roolit ja nimenselvennykset sekä selvityksen laatijan yhteystiedot.

Tärkeä luku näkyy alhaalla rivillä 106 taulukon kolmannessa sarakkeessa. Siinä näkyy vuoden aikana käytetyt varat. Neljännessä sarakkeessa näkyy vuoden aikana saadut palautukset.

Lomakkeen lopussa on apuväline seuraavan vuoden määrärahan laskemiseen. Riville 122 kopioituu ylhäällä oleva selvitysvuoden perusmääräraha. Huomiona, että esimerkiksi selvitysvuonna kesken vuotta valmistuvilla uudiskohteilla summa voi olla selvitysvuonna eri kuin seuraavana vuonna. Seuraavan vuoden summan voi tässä tapauksessa korjata riville 122.

Rivillä 124 on valmiiksi laskettuna alkusaldon ja selvitysvuotena käytetyn määrärahan erotus eli selvitysvuoden käyttämätön määräraha. Rivin 125 summa kertoo, kuinka paljon rahaa voi maksimissaan siirtyä seuraavalle vuodelle (25 % selvitysvuoden perusmäärärahasta).

Seuraavan vuoden käytettävä summa rivillä 126 kertoo, kuinka paljon vuonna 2023 on käytettävissä määrärahaa. Kaava laskee vuotuisen perusmäärärahan lisäksi joko luvun riviltä 124 tai 125, valiten sen, kumpi näistä on pienempi. Jos loppusaldo on puolestaan mennyt miinuksen puolelle, kaava osaa laskea riville 126 seuraavan vuoden perusmäärärahan ja ylityksen erotuksen.

Tulostakaa lomake, allekirjoittakaa se ja lähettäkää sähköpostilla skannattuna yhdessä muiden määrärahaselvitysmateriaalin kanssa osoitteella isannoitsijat.alue@hekaoy.fi eli esimerkiksi isannoitsijat.ita@hekaoy.fi tai viekää/postittakaa ne aluetoimistoon.

Kopioikaa lomake ja täyttäkää valmiiksi seuraavan vuoden tiedot eli selvitysvuoden perusmääräraha ja mahdollisesti siirtyvä summa ja voitte aloittaa uuden vuoden kirjanpidon

10.

Käsitelkää selvitys seuraavassa toimikunnan kokouksessa ja laittakaa näkyville asukkaille esim. ilmoitustaululle

Vuoden 2023 asukastoiminnan määrärahan laskeminen

Vuotuisen asukastoiminnan määrärahan määrän voi katsoa sivun yläosasta.

Hekan määrärahasäännön täydentävien ohjeiden mukaan määrärahakausi on yksi vuosi. Jos toimikaudelta jää käyttämättä määrärahaa, voidaan käyttämättä jäänyttä määrärahaa siirtää käytettäväksi seuraavana vuonna, kuitenkin enintään 25 % vuotuisesta perusmäärärahasta.

Ohje vuodelta 2022 siirtyvän osuuden laskemiselle

Mikäli vuotuista toimintamäärärahaa on käyttämättä enemmän kuin 25 %, siirtyy rahaa 25 % vuodelle 2023. Esimerkkitaulukossa ylempi rivi.

Mikäli vuotuista toimintamäärärahaa on käyttämättä vähemmän kuin 25 %, siirretään koko jäljellä oleva summa vuodelle 2023. Esimerkkitaulukossa alempi rivi.

Hekalaiset

Toimintamääräraha ja sen selvitys

Toimintamääräraha

Määrärahasääntö 1.1.2020 alkaen