Toimintamääräraha

Talotoimikuntien ja vuokralaistoimikuntien määrärahaohje

Helsingin kaupungin asunnot Oy:n hallitus on 16.6.2015 kokouksessaan vahvistanut liitteenä olevat talotoimikuntien ja vuokralaistoimikuntien määrärahojen määräytymisperusteet vuoden 2016 alusta lähtien. 

Vuoden 2018 tilitykseen liittyviä ohjeita

Nämä ohjeet koskevat vuoden 2018 määrärahoja, joista selvitys tehdään 31.1.2019 mennessä.

Vuokralaistoimikunta ja talotoimikunta on velvollinen selvittämään toimintamäärärahojensa käytön.

Selvityksen tekeminen on edellytyksenä saada uusi toimintamääräraha.

Asiaan liittyvät lomakkeet löydät kohdasta Lomakkeita

Talotoimikunnat ja vuokralaistoimikunnat toimittavat vuodelta 2018 sellaisen materiaalin, mitä ovat aikaisemminkin toimittaneet, kuitenkin vähintään seuraavat:

  • vuoden 2018 toimintakertomus tai vastaava tieto
  • vuoden 2018 viimeinen tiliote tai saldotodistus, jos tiliote ei ole saatavissa (jos aiemmin on toimitettu tiliotteet joka kuukaudelta, ne toimitetaan näin edelleenkin)
  • selvitys määrärahan käytöstä (lomake tai vastaava tieto) tapahtumittain tai kuiteittain
  • selvitys tulee olla puheenjohtajan ja rahastonhoitajan tai sihteerin tai toimikunnan jäsenen allekirjoittama (vähintään kahden henkilön allekirjoittama)
  • selvitykseen liitettävät kuitit voivat olla alkuperäisiä, kopioita tai skannattuja

Materiaali toimitetaan 31.1.2019 mennessä alueyhtiöön isännöitsijälle. VTK:t toimittavat selvityksen asiakkuuspäällikölle.

Nykyisen määrärahaohjeen mukaan tilillä saa olla vuoden lopussa vanhaa määrärahaa hyväksyttävästä syystä, josta sovitaan isännöitsijän kanssa. Esim. ostetaan alennusmyynnistä kahvinkeitin. Tätä rahaa ei vähennetä seuraavan vuoden määrärahasta.

Tilillä pitää muutenkin olla alkuvuoden pankkikustannuksia ja kokouksia varten jonkin verran rahaa.

Vuoden 2019 perusmäärärahat maksetaan viimeistään 15.3.2019 mennessä.

Käytännön ohjeet talo- ja vuokralaistoimikunnan määrärahaohjeisiin vuodelle 2019 

Nämä ohjeet koskevat vuoden 2019 määrärahoja, joista selvitys tehdään 31.1.2020 mennessä.

Vuokralaistoimikunta ja talotoimikunta on velvollinen selvittämään toimintamäärärahojensa käytön.

Selvityksen tekeminen on edellytyksenä saada uusi toimintamääräraha.

Asiaan liittyvät lomakkeet löydät kohdasta Lomakkeita.

Laadittava tilitysaineisto vuodelta 2019 

Toimikunta laatii tammikuun 2020 loppuun mennessä aineiston, joka sisältää seuraavaa: 

  • Edellisen vuoden tilityksen (Määrärahojen selvitys -lomake). Kuitit voi niputtaa yhdeksi tapahtumaksi (esim. talkoot)
  • Ostokuitit *)
  • Kopio vähintään vuoden 2019 viimeisestä tiliotteesta. Mikäli toimikunta on aikaisempina vuosina toimittanut tiliotteita muilta kuukausilta, tulee tätä käytäntöä jatkaa myös vuoden 2019 osalta. Alueyhtiö voi pyytää tarvittaessa koko tilikauden tiliotteet.
  • Edellisen vuoden toimintakertomuksen
  • Kalustoluettelon

  *) Määrärahan käyttöön liittyvät alkuperäiset kuitit tulee kopioida tai skannata.  

Tilityksen käsittely

Rahastonhoitaja ja puheenjohtaja allekirjoittavat tilityksen. Selvitys tulee olla puheenjohtajan ja rahastonhoitajan tai sihteerin tai toimikunnan jäsenen (eli vähintään kahden henkilöä) allekirjoittama. 

Jos rahastonhoitaja tai puheenjohtaja vaihtuu, tilityksen laatii edelliset toimijat.  

Edelliseltä vuodelta käyttämättä jäänyt määräraha 

Määrärahan maksamisessa vähennetään edelliseltä vuodelta käyttämättä jäänyt summa, ellei ylijääneen summan käytöstä ole erikseen sovittu isännöitsijän kanssa. Alle 100 euron käyttämättä jäänyttä määrärahaa ei kuitenkaan vähennetä. 

Toimikunnan pankkitilin kulut (yksi pankkitili ja yksi maksukortti toimikuntaa kohden) lisätään määrärahaan, joten tilinhoitomaksut eivät tällöin niiden osalta vähennä määrärahaa. 

Lisämääräraha ja sen käyttö 

Seuraavan vuoden lisämäärärahan tarpeen perusteluineen (toimintasuunnitelma) toimikunta (tai vmy:n luottamushenkilö) esittää Lisämäärärahan tarve -lomakkeella isännöitsijälle viimeistään 15.4. mennessä.  

Talotoimikunnan lisämääräraha on tarkoitettu käytettäväksi vuokranmääritysyksikössä mm. 

  • Piha-alueiden istutuksiin, kuten kesäkukkiin kohtuullisuuden periaatetta noudattaen
  • Asukkaiden kerhohuoneen tai vastaavien tilojen varustamiseen (mm. kalusteet, laitteet ja niihin liittyvät liittymä- yms. palvelut.)
  • Tasavuosijuhlien (10, 20, 30, 40 jne vuotta) kustannuksiin
  • Lisämääräraha on tarkoitettu ensisijaisesti sellaisiin tilaisuuksiin, joihin kaikilla asukkailla on mahdollisuus osallistua.  

Vuokralaistoimikunnan lisämääräraha on tarkoitettu käytettäväksi mm: 

  • ulkopuolisten koulutusten osallistumismaksuihin
  • omien koulutus- ja virkistystilaisuuksien kustannuksiin kohtuullisuuden periaatetta noudattaen
  • vuokralaistoimikunnan oman tilan varustamiseen (kalusteita, laitteita ja niihin liittyviä liittymä- yms. palveluja). Yhtiön varoilla (määrärahoilla ja suorilla yhtiön hankinnoilla) hankitusta kalustosta on pidettävä kalustoluetteloa alueyhtiön kanssa sovitulla tavalla.