Toimintamääräraha ja sen selvitys

Toimintamääräraha

Määrärahasääntö 1.1.2020 alkaen

Hekan hallitus on kokouksesssaan 10.9.2019 hyväksynyt Hekan määrärahasäännön. Se tulee voimaan 1.1.2020 alkaen.

Määrärahasäännön täydentävät ohjeet ovat voimassa 19.8.2021 lähtien.

Tärkeä tiedonanto koskien vuoden 2021 asukastoiminnan määrärahoja

Vallitsevasta korona-tilanteesta johtuen Hekan johtoryhmä on tehnyt seuraavanlaisen päätöksen:

Päätettiin, että vuoden 2021 määrärahasta voidaan siirtää vuonna 2022 käytettäväksi enintään 50% vuoden 2021 määrärahan määrästä.

Päätös koskee niin talotoimikuntien, vuokralaistoimikuntien kuin vuokralaisneuvottelukunnan määrärahaa.

Siirrettävään summaan ei sisälly mahdolisesti vuodelta 2020 siirtyneet määrärahat.

Toimintamäärärahan käytöstä päättäminen

Määrärahasäännössä lukee seuraavasti:

Määrärahan käytöstä päättäminen

"Talotoimikunta valmistelee syksyllä olevalle asukkaiden kokoukselle esityksen seuraavan vuoden määrärahan käytöstä. Asukkaiden kokous päättää seuraavan kalenterivuoden määrärahan käytöstä osallistuvan budjetoinnin periaatteita noudattaen. Asukkaiden kokous voi myös valtuuttaa seuraavan vuoden talotoimikunnan itse päättämään asiasta."

Eli talotoimikunta tekee asukkaiden kokoukselle ehdotuksen, miten toimintamääräraha käytetään. Tähän käytettävä summa on se, mikä näkyy sivun yläreunasssa olevista taulukoista.

Asukkaiden kokouksessa voi lisäksi keskustella mitä mahdollisilla kuluvan vuoden siirtyvillä määrärahoilla tehdään.

Vuoden alussa määrärahaselvityksen yhteydessä tehdään sitten tarkennettu toimintasuunnitelma, jos rahaa siirtyy edelliseltä vuodelta. Jos rahaa ei siirry, voi määrärahaselvitykseen liittää asukkaiden kokouksessa hyväksytyn määrärahaselvityksen.


Määrärahaselvitys

Keskiviikkona 24.11.2021 Hekan talousjohtaja Raija Anjala, Hekan talouden hallinnon valvoja Pirjo Salo ja vuokralaisneuvottelukunnan sihteeri Sami Auersalmi kertoivat vuoden 20121 määrärahaselvityksen teosta. Webinaarin voi katsoa jäkikäteenkin tämän linkin kautta:

 Webinaari 24.11. 

Määrärahaselvitysaineisto toimitetaan aluetoimistoon 31.1.2022 mennessä.

Vuokralaistoimikunta ja talotoimikunta on velvollinen selvittämään toimintamäärärahojensa käytön. Tämä ohje koskee myös luottamushenkilöä, jos hän on käyttänyt toimintamäärärahaa vuonna 2021 tai haluaa käyttää toimintamäärärahaa yhdessä isännöitsijän kanssa sovitulla tavalla vuonna 2022.

Selvityksen tekeminen on edellytyksenä saada uusi toimintamääräraha.

Asiaan liittyvät lomakkeet löydät kohdasta Lomakkeita

Määrahaselvitykseen liittyvät materiaalit

  • Selvityksen vuoden 2021 määrärahan käytöstä (määrärahojen selvitys -lomake, ohjeita alempana).
  • Toimintakertomuksen vuodelta 2022
  • Kalustoluettelon
  • Tarkennetun toimintasuunnitelman vuodelle 2022 edelliseltä vuodelta mahdollisesti siirtynyt määräraha huomioituna. Mikäli määrärahaa ei siirry, voi tähän liittää asukkaiden kokouksessa käsitellyn suunnitelman. Sivulta Toimintamääräraha löytyy ohjeita määrärahan laskemiseen.

Kuitteja ei tarvitse toimittaa. Kuitit koko vuoden ajalta tulee kuitenkin säilyttää ja toimittaa pyydettäessä. (Kuitit voi hävittää sen jälkeen, kun seuraavan vuoden määräraha on myönnetty)

Selvityksen laadinta

Selvitys tulee olla kahden toimikunnan jäsenen allekirjoittama, ensisijaisesti niiden, jotka ovat vastanneet toimikunnan taloudesta.

Selvitys tulee käsitellä tilityksen laadinnan jälkeen seuraavassa toimikunnan kokouksessa.

Jos henkilöt, jotka vastaavat toimikunnan taloudesta vaihtuvat, selvityksen laatii ensisijaisesti edelliset toimijat ja toissijaisesti uudet toimijat.

Suosituksena on aineiston toimittaminen skannattuna osoitteeseen isannoitsijat.alue@hekaoy.fi käsittelyn nopeuttamiseksi.

Laskutuskulut

Laskutuskulut vähennetään pääsääntöisesti määrärahasta. Sellaisista koontilaskuista, jotka koskevat montaa kohdetta ja toimikunta on itse hakenut tuotteet liikkeestä (esim. kukat ostositoumuksella), ei tarvitse laittaa laskutuskuluja määrärahaselvitykseen (ja niistä aluetoimiston ei tarvitse laittaa kopiota talotoimikunnalle/vuokralaistoimikunnalle). Tällöin määrärahaselvitykseen liitetään oston yhteydessä saadun kuitin loppusumma. 

Sellaisista laskuista, joissa laskutuslisä sisältyy yksittäisen kohteen laskuun ja aluetoimisto on hankkinut tuotteen esim. verkkokaupasta, aluetoimisto laittaa laskusta kopion toimikunnan kortin vastuuhenkilölle, joka huolehtii, että summa on mukana määrärahaselvityksessä. 

Kortin saldolta vähennetään rahaa noilla mainituilla samoilla periaatteella. 

Ohjeita määrärahojen selvitys -lomakkeen täyttämiseen

Alkusaldoksi tulee S-Business -kortin vuotuinen määräraha lisättynä mahdollisella edelliseltä vuodelta siirtyneillä varoille eli kortille  ladattu summa

Tilikauden rahatapahtumat kirjataan tuloiksi tai menoiksi, ja kuhunkin tapahtumaan merkitään lyhyt erittely tapahtuman sisällöstä esim: meno –sarakkeeseen ”ttk:n kokoustarjoilut” ja ”ostokset Ikeasta”.

Jos kortilta ei vielä ole vähennetty tiedossasi olevaa ostosta (esim. ostositoumuksella tehty) muista merkitä tämän oston summa selvykseen ja näin se vähentyy myös loppusaldosta.

Loppusaldoksi kirjataan käyttämättä jäänyt määräraha. Lopuksi tarkistetaan, että tilitys täsmää. (alkusaldoon lisättynä tulot ja vähennettynä menot tulee loppusaldo)

Selvityksen laatija täyttää lomakkeeseen yhteystietonsa mahdollisia tarkennuspyyntöjä varten.

Vuodelta 2021 käyttämättä jäänyt määräraha

Vuoden 2021 käyttämättä jäänyt määräraha siirtyy vuodelle 2022 Siirtyvä summa on max 50 % koko vuoden määrärahasta. Heka huolehtii siirtyvän määrärahan huomioimisesta.

Esim. määräraha on 1000 €, josta on jäänyt käyttämättä 700 €, seuraavalle vuodelle siirtyy 500 €.

Edelliseltä vuodelta siirtyvän määrärahan, josta tehdään vuoden alussa tarkennettu toimintasuunnitelma, voi laskea seuraavasti:

Toimintamäärärärahaa voi siirtyä vuodelta 2021 vuodelle 2022 enimmillään 50 % .

Summaa ei lasketa siitä, paljonko S-Business -kortilla on rahaa vaan siitä, kuinka paljon rahaa on käytetty kuluvana vuonna. On tärkeää, että talotoimikunta huolehtii vuoden aikana mukaan laskettavaan kulutukseen myös muualta kuin S-Business -kortilta hankitut asiat. Eli jos vaikka on tilattu kausikasveja, niin ne tulee näkyä selvityksessä ja laskea kulutukseen, vaikka niitä ei olisi vähennetty S-Business -kortilta.

Vuodelta 2020 siirrettyjä varoja ei oteta huomioon eli siirtoon lasketaan vain vuosittainen määräraha.

Esimerkkitapauksessa kohteen vuosittainen määräraha on 1000 €. Näin ollen rahaa voi siirtyä enimmillään 500 €.

Esimerkki 1

Kohteelle ei ole siirtynyt vuodelta 2020 rahaa. Kohde on käyttänyt määrärahaa 751 €. Vuoden lopussa käytettävä rahamäärä on 1 000 € - 751 € = 249 €. Tämä summa siirretään seuraavalle vuodelle ja käytettävä rahamäärä on täten vuosittainen 1000 € + siirtynyt 249 € = 1  249 €

Alkusaldo vuodelle 2021Kohteen vuosittainen määraraha 50 % vuosittaisesta määrärahastaKäytetty määrä 2021Käyttämätön määrä 2021Määrahaa "siirtyy" vuodelta 2021Lopullinen määräraha 2022
1000 €1000 €500 €751 €249 €249 €1249 €

Esimerkki 2

Kohteelle on siirtynyt vuodelta 2020 rahaa 220 € eli alkusaldo on 1 220 € ja kulutus on sama kuin edellä eli 751 €.  Vuoden lopussa käytettävä rahamäärärä on siis 1 220 € - 751 € = 469 €. Rahaa kuitenkin siirtyy sama kuin edellä, koska vuodelta 2020 siirtynyttä 220 € ei huomioida.  Nåin ollen käytettävä rahamäärä on täten vuosittainen 1000 € + siirtynyt 249 € = 1  249 € 

Alkusaldo vuodelle 2021Kohteen vuosittainen määraraha50 % vuosittaisesta määrärahastaKäytetty määrä 2021Käyttämätön määrä 2021Määrahaa "siirtyy" vuodelta 2021Lopullinen määräraha 2022
1220 €1000 €500 €751 €469 €249 €1249 €

Esimerkki 3

Kohteelle on siirtynyt vuodelta 2020 rahaa 100 € ja kohde on käyttänyt varoja vuonna 2021 vain 451 €. Eli vuoden alkusaldo on 1 100 € ja vuoden lopussa  käytettävä rahamäärä on siis 1 100 € - 451 € = 649 €. Kun tästä otetaan pois edelliseltä vuodelta siirtynyt 100 € jää siirrettävää 549 €, mutta koska maksimissaan 500 € voi siirtyä, on vuoden 2022 käytettävä rahamäärärä siis vuosittainen määrärha 1 000 € + siirtynyt raha 500 € = 1 500 € .

Alkusaldo vuodelle 2021Kohteen vuosittainen määraraha50 % vuosittaisesta määrärahastaKäytetty määrä 2021Käyttämätön määrä 2021Määrahaa "siirtyy" vuodelta 2021Lopullinen määräraha 2022
1100 €1000 €500 €451 €649 €500 €1500 €

Esimerkkitapaus 4 

Kohteelle ei ole siirtynyt vuodelta 2020 rahaa. Kohde on käyttänyt määrärahaa 950 €.  Se on kuitenkin hankkinut loppuvuodesta kausikasveja ostositoumuksella 120 € arvosta eli tili on vahingossa mennyt miinuksen puolelle. Tällöin ylitetty määräraha vähennetään seuraavan vuoden määrärahasta eli vuodelle 2022 "siirtyy"  1 000 € - 950 € - 120 € = -70 €.  Vuoden 2022 käyttävä rahasumma on tällöin 1 000 € - 70 € = 930 €

Alkusaldo vuodelle 2021Kohteen vuosittainen määraraha50 % vuosittaisesta määrärahastaKäytetty määrä 2021Käyttämätön määrä 2021Määrahaa "siirtyy" vuodelta 2021Lopullinen määräraha 2022
1000 €1000 €500 €1070 €-70 €-70 €930 €