Käytännön ohjeet talotoimikunnan ja vuokralaistoimikunnan määrärahaselvitykseen vuodelta 2021

Määrärahaselvitysaineisto toimitetaan aluetoimistoon 31.1.2022 mennessä.

Vuokralaistoimikunta ja talotoimikunta on velvollinen selvittämään toimintamäärärahojensa käytön. Tämä ohje koskee myös luottamushenkilöä, jos hän on käyttänyt toimintamäärärahaa vuonna 2021 tai haluaa käyttää toimintamäärärahaa yhdessä isännöitsijän kanssa sovitulla tavalla vuonna 2022.

Selvityksen tekeminen on edellytyksenä saada uusi toimintamääräraha.

Asiaan liittyvät lomakkeet löydät kohdasta Lomakkeita

Määrahaselvitykseen liittyvät materiaalit

  • Selvityksen vuoden 2021 määrärahan käytöstä (määrärahojen selvitys -lomake, ohjeita alempana).
  • Toimintakertomuksen vuodelta 2022
  • Kalustoluettelon
  • Tarkennetun toimintasuunnitelman vuodelle 2022 edelliseltä vuodelta mahdollisesti siirtynyt määräraha huomioituna. Mikäli määrärahaa ei siirry, voi tähän liittää asukkaiden kokouksessa käsitellyn suunnitelman. Sivulta Toimintamääräraha löytyy ohjeita määrärahan laskemiseen.
  • Kuitteja ei tarvitse toimittaa. Kuitit koko vuoden ajalta tulee kuitenkin säilyttää ja toimittaa pyydettäessä. (Kuitit voi hävittää sen jälkeen, kun seuraavan vuoden määräraha on myönnetty)

Selvityksen laadinta

Selvitys tulee olla kahden toimikunnan jäsenen allekirjoittama, ensisijaisesti niiden, jotka ovat vastanneet toimikunnan taloudesta.

Selvitys tulee käsitellä tilityksen laadinnan jälkeen seuraavassa toimikunnan kokouksessa.

Jos henkilöt, jotka vastaavat toimikunnan taloudesta vaihtuvat, selvityksen laatii ensisijaisesti edelliset toimijat ja toissijaisesti uudet toimijat.

Suosituksena on aineiston toimittaminen skannattuna osoitteeseen isannoitsijat.alue@hekaoy.fi käsittelyn nopeuttamiseksi.

Vuodelta 2021 käyttämättä jäänyt määräraha

Vuoden 2021 käyttämättä jäänyt määräraha siirtyy vuodelle 2022 Siirtyvä summa on max 50 % koko vuoden määrärahasta. Heka huolehtii siirtyvän määrärahan huomioimisesta.

Esim. määräraha on 1000 €, josta on jäänyt käyttämättä 700 €, seuraavalle vuodelle siirtyy 500 €.

Ohjeita määrärahojen selvitys -lomakkeen täyttämiseen

Alkusaldoksi tulee S-Business -kortin vuotuinen määräraha lisättynä mahdollisella edelliseltä vuodelta siirtyneillä varoille eli kortille  ladattu summa

Tilikauden rahatapahtumat kirjataan tuloiksi tai menoiksi, ja kuhunkin tapahtumaan merkitään lyhyt erittely tapahtuman sisällöstä esim: meno –sarakkeeseen ”ttk:n kokoustarjoilut” ja ”ostokset Ikeasta”.

Jos kortilta ei vielä ole vähennetty tiedossasi olevaa ostosta (esim. ostositoumuksella tehty) muista merkitä tämän oston summa selvykseen ja näin se vähentyy myös loppusaldosta.

Loppusaldoksi kirjataan käyttämättä jäänyt määräraha. Lopuksi tarkistetaan, että tilitys täsmää. (alkusaldoon lisättynä tulot ja vähennettynä menot tulee loppusaldo)

Selvityksen laatija täyttää lomakkeeseen yhteystietonsa mahdollisia tarkennuspyyntöjä varten.

Laskutuskulut

Laskutuskulut vähennetään pääsääntöisesti määrärahasta. Sellaisista koontilaskuista, jotka koskevat montaa kohdetta ja toimikunta on itse hakenut tuotteet liikkeestä (esim. kukat ostositoumuksella), ei tarvitse laittaa laskutuskuluja määrärahaselvitykseen (ja niistä aluetoimiston ei tarvitse laittaa kopiota talotoimikunnalle/vuokralaistoimikunnalle). Tällöin määrärahaselvitykseen liitetään oston yhteydessä saadun kuitin loppusumma. 

Sellaisista laskuista, joissa laskutuslisä sisältyy yksittäisen kohteen laskuun ja aluetoimisto on hankkinut tuotteen esim. verkkokaupasta, aluetoimisto laittaa laskusta kopion toimikunnan kortin vastuuhenkilölle, joka huolehtii, että summa on mukana määrärahaselvityksessä. 

Kortin saldolta vähennetään rahaa noilla mainituilla samoilla periaatteella.