Käytännön ohjeet talotoimikunnan ja vuokralaistoimikunnan määrärahaselvitykseen vuodelta 2020

Nämä ohjeet koskevat vuoden 2020 määrärahoja, joista selvitys tehdään 31.1.2021 mennessä.

Vuokralaistoimikunta ja talotoimikunta on velvollinen selvittämään toimintamäärärahojensa käytön. Tämä ohje koskee myös luottamushenkilöä, jos hän on käyttänyt toimintamäärärahaa vuonna 2020 tai haluaa käyttää toimintamäärärahaa yhdessä isännöitsijän kanssa sovitulla tavalla vuonna 2021.

Selvityksen tekeminen on edellytyksenä saada uusi toimintamääräraha.

Asiaan liittyvät lomakkeet löydät kohdasta Lomakkeita

Toimikunnat, jotka ovat ottaneet käyttöön S-business -kortin toimittavat:

  • Selvityksen vuoden 2020 määrärahan käytöstä (määrärahojen selvitys -lomake, ohjeita alempana).
  • Toimintakertomuksen vuodelta 2020
  • Kalustoluettelon
  • Tarkennetun toimintasuunnitelman vuodelle 2021 edelliseltä vuodelta mahdollisesti siirtynyt määräraha huomioituna. Mikäli määrärahaa ei siirry, voi tähän liittää asukkaiden kokouksessa käsitellyn suunnitelman.
  • Kuitteja ei tarvitse toimittaa. Kuitit koko vuoden ajalta tulee kuitenkin säilyttää ja toimittaa pyydettäessä.

Toimikunnat, jotka eivät ole vielä ottaneet S-Business-korttia käyttöönsä toimittavat:

  • Kirjallisen selvityksen siitä, miksi siirtymistä S-Business -korttiin ei ole tehty ohjeiden mukaisesti
  • Todistuksen tilin lopettamisesta ja varojen siirrosta Hekan tilille
  • Selvityksen vuoden 2020 määrärahan käytöstä (määrärahojen selvitys -lomake, ohjeita alempana).
  • Kopion vähintään vuoden 2020 viimeisestä tiliotteesta. Mikäli toimikunta on aikaisempina vuosina toimittanut tiliotteita muilta kuukausilta, tulee tätä käytäntöä jatkaa myös vuoden 2020 osalta. Aluetoimisto voi pyytää tarvittaessa koko tilikauden tiliotteet.
  • Ostokuitit *)
  • Toimintakertomuksen vuodelta 2020
  • Kalustoluettelon
  • Toimintasuunnitelman vuodelle 2021 edelliseltä vuodelta mahdollisesti siirtynyt määräraha huomioituna

*) Määrärahan käyttöön liittyvät alkuperäiset kuitit tulee kopioida tai skannata.

Tilityksen laadinta

Selvitys tulee olla kahden toimikunnan jäsenen allekirjoittama, ensisijaisesti niiden, jotka ovat vastanneet toimikunnan taloudesta.

Selvitys tulee käsitellä tilityksen laadinnan jälkeen seuraavassa toimikunnan kokouksessa.

Jos henkilöt, jotka vastaavat toimikunnan taloudesta vaihtuvat, tilityksen laatii ensisijaisesti edelliset toimijat ja toissijaisesti uudet toimijat.

Suosituksena on aineiston toimittaminen skannattuna osoitteeseen isannoitsijat.alue@hekaoy.fi käsittelyn nopeuttamiseksi.

Vuodelta 2020 käyttämättä jäänyt määräraha

Vuoden 2020 käyttämättä jäänyt määräraha siirtyy vuodelle 2021. Siirtyvä summa on max 60 % koko vuoden määrärahasta. Heka huolehtii siirtyvän määrärahan huomioimisesta.

Esim. määräraha on 1000 €, josta on jäänyt käyttämättä 700 €, seuraavalle vuodelle siirtyy 600 €.

Ohjeita määrärahojen selvitys -lomakkeen täyttämiseen

Jos aloitat S-Business -korttiin siirtymishetkestä, alkusaldoksi kirjataan S-Business -kortin siirtymähetkellä ladattu summa

Jos teet selvityksen vuoden alusta, voit jatkaa S-Business- korttiin siirryttäessä tekemääsi selvitystä. Laita tällöin pankkitilin lopetuksen yhteydessä Hekan tilille siirtämänne summa (menot) ja tämän jälkeen Hekan toimikunnan kortille lataama summa (tulot) selvitykseen omina riveinään.

Tilikauden rahatapahtumat kirjataan tuloiksi tai menoiksi, ja kuhunkin tapahtumaan merkitään lyhyt erittely tapahtuman sisällöstä esim: meno –sarakkeeseen ”ttk:n kokoustarjoilut” ja ”ostokset Ikeasta”.

Jos kortilta ei vielä ole vähennetty tiedossasi olevaa ostosta (esim. ostositoumuksella tehty) muista merkitä tämän oston summa selvykseen ja näin se vähentyy myös loppusaldosta.

Loppusaldoksi kirjataan käyttämättä jäänyt määräraha. Lopuksi tarkistetaan, että tilitys täsmää. (alkusaldoon lisättynä tulot ja vähennettynä menot tulee loppusaldo)

Selvityksen laatija täyttää lomakkeeseen yhteystietonsa mahdollisia tarkennuspyyntöjä varten.

Laskutuskulut

Laskutuskulut vähennetään pääsääntöisesti määrärahasta. Sellaisista koontilaskuista, jotka koskevat montaa kohdetta ja toimikunta on itse hakenut tuotteet liikkeestä (esim. kukat ostositoumuksella), ei tarvitse laittaa laskutuskuluja määrärahaselvitykseen (ja niistä aluetoimiston ei tarvitse laittaa kopiota talotoimikunnalle/vuokralaistoimikunnalle). Tällöin määrärahaselvitykseen liitetään oston yhteydessä saadun kuitin loppusumma. 

Sellaisista laskuista, joissa laskutuslisä sisältyy yksittäisen kohteen laskuun ja aluetoimisto on hankkinut tuotteen esim. verkkokaupasta, aluetoimisto laittaa laskusta kopion toimikunnan kortin vastuuhenkilölle, joka huolehtii, että summa on mukana määrärahaselvityksessä. 

Kortin saldolta vähennetään rahaa noilla mainituilla samoilla periaatteella.