Etäkokoukset ja sähköpostikokoukset

Hekan 11.5. päivitetty ohje: 

Kerho- ja harrastetilojen käyttö on mahdollista jälleen 1.6.2020 lähtien. Tilojen käyttö on niiden käyttäjien omalla vastuulla. Käyttäjiä suositellaan pitämään huolta turvaetäisyyksistä sekä hyvästä käsi- ja yskimishygieniasta. 

Asukasaktiivien kannattaa edelleen jatkaa yhteydenpitoa sähköisten välineiden välityksellä, sillä erityisesti riskiryhmiin kuuluville ei edelleenkään suositella osallistumista kokoontumisiin. Esimerkiksi talotoimikunnan kokouksen voi yhä pitää sähköpostitse. Pöytäkirja tehdään normaalisti.

Hekan uutiskirjeessä 5/2020  25.3. on mainittu:

"Miten talotoimikuntien kokoukset järjestetään koronavirusepidemian aikana?

Koska jouduimme sulkemaan talojemme kerhotilat ja kasvokkaista kanssakäymistä tulee välttää epidemia-aikana, ei talotoimikuntien kokouksia voida järjestää normaalin käytännön mukaisesti. 

Suosittelemme, että asukasaktiivit jatkavat yhteydenpitoa sähköisten välineiden kautta. Esimerkiksi talotoimikunnan kokouksen voi pitää sähköpostitse. Kokouksen pöytäkirja tehdään normaalisti. Kokouksesta tulee tehdä puheenjohtajan vahvistama läsnäololista, joka toimitetaan aluetoimistolle pöytäkirjan mukana."

Eli sähköpostikokoukset ja etäkokoukset ovat toistaiseksi siis sallittuja ja kun niistä tehdään pöytäkirja ja puheenjohtajan varmistama läsnäololista, niin niistä maksetaan myös palkkio normaalin palkkiosäännön mukaisesti.

Alla on malli esityslistasta, jota voi vapaasti muokata. Tärkeää on, että kaikilla jäsenillä on mahdollisuus osallistua kokoukseen. Sähköpostikokous voi olla tällöin helpompi järjestää kuin etäkokous, mutta monet asiat helpompi käsitellä, kun voi jutella muiden jäsenten kanssa. Kannattaa siis miettiä yhdessä mikä tapa on paras.

Esityslistassa tulee asiat esitellä mahdollisimman tarkasti ja selkeästi. Jos kokous on sähköpostikokous, tulee esityslistassa tai sähköpostin saatteessa olla kokouksen aika (esim. ma 5.5. - ke 7.5. klo 17.00) sekä toimintatapa (esim. Vastaa sähköpostiin kirjoittamalla: hyväksyn esitykset, en hyväksy esityksiä, ehdotan muutoksia kohtaan xxx).

Alla on ohje etäkokouksen järjestämiseksi googlen hangoutsin avulla.

Äänestys näissä kokouksissa on hieman erillaista. Suljetun äänestyksen järjestäminen on lähes mahdotonta ilman kalliita ohjelmia, mitä varmaankaan toimikunnilla ei ole. 

Vaihtoehtona on etäkokouksessa ns. nimenhuutoäänestys, jossa puheenjohtaja/sihteeri lukee vuorotellen ehdotukset ja osallistujat ilmoittavat vuorollaan, mitä äänestävät. Jos kyseessä on sähköpostikokous, niin vastaukset ratkaisevat päätöksen. Näin jäsen voi ilmoittaa oman kantansa äänestyksessä myös käytössä olevan kokousjärjestelmän kautta, puhelimitse, tekstiviestillä tai sähköpostilla.