Etäkokoukset ja sähköpostikokoukset

Hekan tiedote 30.11.: 

Suljemme kerhotilat ja niihin rinnastettavissa olevat, taloissamme sijaitsevat kuntoilu- ja muut harrastetilat. 

Avin voimassa oleva rajoitus pääkaupunkiseudulla:

Kaikki sisä- ja ulkotiloissa järjestettävät yleisötilaisuudet ja yleiset kokoukset on kielletty määräajaksi kuitenkin siten, että korkeintaan 10 henkilön yleisötilaisuuksien ja kokouksien järjestäminen sallitaan edellyttäen, että turvallisuus niissä voidaan varmistaa noudattaen opetus- ja kulttuuriministeriön ja THL:n 21.9.2020 antamaa ohjetta. Korkeintaan 10 hengen tilaisuuksista tulisi järjestää vain ehdottoman välttämättömät, kuten lakisääteiset yhtiökokoukset ja yhdistysten kokoukset, ja näissäkin tulee hyödyntää etäyhteyksiä aina kun se on mahdollista.

Rajoitukset ovat voimassa 1.–28.2.2021.

Hekan uutiskirjeessä 5/2020  25.3. on mainittu:

"Miten talotoimikuntien kokoukset järjestetään koronavirusepidemian aikana?

Koska jouduimme sulkemaan talojemme kerhotilat ja kasvokkaista kanssakäymistä tulee välttää epidemia-aikana, ei talotoimikuntien kokouksia voida järjestää normaalin käytännön mukaisesti. 

Suosittelemme, että asukasaktiivit jatkavat yhteydenpitoa sähköisten välineiden kautta. Esimerkiksi talotoimikunnan kokouksen voi pitää sähköpostitse. Kokouksen pöytäkirja tehdään normaalisti. Kokouksesta tulee tehdä puheenjohtajan vahvistama läsnäololista, joka toimitetaan aluetoimistolle pöytäkirjan mukana."

Kerhohuoneiden käyttö on siis tällä hetkellä kiellettyä. Välttämätön kokous on nyt parasta pitää joko kokonaan etäkokouksena tai hybridikokouksena, jossa osa on läsnä esim. jonkun kotona ja muut etäyhteyden päässä. Sähköpostikokoukset ja etäkokoukset ovat sallittuja ja kun niistä tehdään pöytäkirja ja puheenjohtajan varmistama läsnäololista, niin niistä maksetaan myös palkkio normaalin palkkiosäännön mukaisesti. Sähköpostikokouksessa voi käsitellä vain yhden asian, joka ei vaadi keskutelua - muuten tulee järjestään etäkokous.

Alla on malli esityslistasta, jota voi vapaasti muokata. Tärkeää on, että kaikilla jäsenillä on mahdollisuus osallistua kokoukseen. 

Esityslistassa tulee asiat esitellä mahdollisimman tarkasti ja selkeästi. Jos kokous on sähköpostikokous, tulee esityslistassa tai sähköpostin saatteessa olla kokouksen aika (esim. ma 5.5. - ke 7.5. klo 17.00) sekä toimintatapa (esim. Vastaa sähköpostiin kirjoittamalla: hyväksyn esitykset, en hyväksy esityksiä, ehdotan muutoksia kohtaan xxx).

Alla on ohjeita etäkokouksen järjestämiseksi.

Äänestys näissä kokouksissa on hieman erillaista. Alla on ohje OpaVote- ohjelman käyttöön. 

Vaihtoehtona on etäkokouksessa ns. nimenhuutoäänestys, jossa puheenjohtaja/sihteeri lukee vuorotellen ehdotukset ja osallistujat ilmoittavat vuorollaan, mitä äänestävät. Jos kyseessä on sähköpostikokous, niin vastaukset ratkaisevat päätöksen. Näin jäsen voi ilmoittaa oman kantansa äänestyksessä myös käytössä olevan kokousjärjestelmän kautta, puhelimitse, tekstiviestillä tai sähköpostilla.