Asukkaiden kokoukset 2020

Asukkaiden kokous tulee pitää vähintään kerran vuodessa. 

Kokouksen kutsuu koolle talotoimikunta tai luottamushenkilö, ja ellei näitä ole valittu tai muusta perustellusta syystä, omistajan edustaja. Tällöin omistaja kutsuu kokoukseen mukaan vuokralaistoimikunnan edustajan. 

Kutsu asukkaiden kokoukseen on toimitettava jokaiseen huoneistoon jaettavalla ja talon ilmoitustauluille asetettavalla ilmoituksella vähintään viikkoa ennen kokousta. Kutsussa on mainittava kokouksessa käsiteltävät asiat sekä kokouksen aika ja paikka. Kokouskutsujen jakaminen on talotoimikunnan tai luottamushenkilön tehtävä, mutta asiasta voidaan sopia myös aluetoimiston kanssa.

Suosituksena on, että talotoimikunta tai luottamushenkilö ilmoittaa lokakuun loppuun mennessä vuokralaistoimikunnalle, jos ei pysty pitämään kokousta. 

Äänioikeutettuja ja vaalikelpoisia ovat kaikki talossa vakinaisesti asuvat 18 vuotta täyttäneet henkilöt. Näin ollen väistössä olevilla on äänioikeus ja vaalikelpoisuus siinä kohteessa, missä ovat väistössä eli missä asuvat. Äänioikeutettuja ovat myös liike- tai toimistotilojen välittömät haltijat siten, että heillä on kullakin huoneistoa kohden yksi ääni.

Asukas ei voi käyttää äänioikeuttaan asiamiehen välityksellä.

Kokous tulee pitää 15.11. mennessä ja sen pöytäkirja tulee palauttaa allekirjoitettuna 1.12. mennessä aluetoimistoon ja vuokralaistoimikunnan puheenjohtajalle.

Tänä syksynä henkilövalintoja tehdään vain tarvittaessa. Mikäli talotoimikuntaa ei ole, sellainen on hyvä perustaa ja jos talotoimikunta ei ole "täysi", sitä tulee täydentää.  Kaakon alueelle olisi hyvä saada aluetoimiston alueen talouden ja hallinnon valvoja. Samoin, jos kohteessa (VMY:ssä) ei ole vielä talouden ja hallinnon valvojaa, se on hyvä nyt valita. Jos ehdokkaana vapaana olevaan paikkaan ei ole paikalla asukkaiden kokouksessa, pitää hänen toimittaa kokoukselle oikealta löytyvä sitoumuslomake.

Ohesta on mahdollista ladata malliasialista, johon voi tehdä muutoksia sen mukaan, mitä kokouksessa halutaan käsitellä. Tummalla olevat tulee käsitellä.

Kokouksessa käsitellään talotoimikunnan valmistelema ehdotus toimintamäärärahan käytöstä vuonna 2021, josta sitten asukkaiden kokous päättää. Alla on toimintasuunnitelmapohja sitä varten sekä ohje osallistuvaan budjetointiin. Määrärahan määrän voi tarkistaa sivulta https://www.hekalaiset.fi/ohjeet/toimintamaararaha/.

Mikäli talotoimikuntaan tulee kokouksessa muutoksia, alta löytyy yhteystietolomake, joka myös tulee toimittaa 1.12. mennessä aluetoimistoon ja vuokralaistoimikunnan puheenjohtajalle. 

Koronan vuoksi tänä vuonna on tärkeää pitää huolta turvaväleistä.  Lisäksi Heka suosittelee talotoimikuntia hankkimaan käsidesiä ja kasvomaskeja kohteelle myönnetyillä määrärahoilla. Niissä kohteissa, joissa ei ole talotoimikuntaa tai luottamushenkilöä, Heka kustantaa käsidesit ja kasvomaskit asukkaiden kokoukseen paikan päällä osallistuville.

Koronan vuoksi asukkaiden kokous on mahdollista pitää myös ns. hybridi-kokouksena talotoimikunnan niin päättäessä ja että, sillä on siihen toiminnalliset edellytykset. Tällaisessa kokouksessa osa osallistujista on paikalla kokoushuoneistossa ja osa etäyhteydellä. Mahdollisuudesta tulee ilmoittaa kokouskutsussa ja pyytää asukkaita lähettämään sähköpostiosoitteensa kokouksen järjestäjille. Alla on ohjeet kokouksen järjestämiseen, kokoukseen osallistumiseen ja mahdollisiin äänestyksiin. Samoin siellä on ohjeet, miten saat lähetettyä linkin kokoukseen tietoturvallisesti piilokopiona. Vuokralaisdemokratiasäännön käytännön ohjeisiin on tehty tähän liittyvät lisäykset.

Käytännön ohjeissa on äänioikeudesta ja vaalikelpoisuudesta seuraavasti:

  • Vaalikelpoisuus tarkoittaa sitä, että henkilö voi asettua ehdolle ja tulla valituksi talotoimikuntaan.
  • Väistössä asuvilla ei ole äänioikeutta, eivätkä he ole vaalikelpoisia siinä vuokranmääritysyksikössä, josta he ovat muuttaneet väistöön.
  • Asukkaiden kokous voi kuitenkin antaa väistössä asuville läsnäolo- ja puheoikeuden asukkaiden kokoukseen.
  • Talotoimikuntien puheenjohtajille/luottamushenkilöille ei enää luovuteta ns. vaaliluetteloa.
  • Jos asukkaiden kokoukseen osallistuu Hekan isännöitsijä tai muu Hekan työntekijä, ottaa hän mukaan kokoukseen asukasluettelon, josta hän voi tarkastaa henkilöiden äänioikeuden ja vaalikelpoisuuden. Luetteloa ei luovuteta tai näytetä kokouksessa.
  • Jos isännöitsijä tai muu Hekan työntekijä ei osallistu asukkaiden kokoukseen ja kokouksessa tulee epäselvyyttä äänioikeudesta tai vaalikelpoisuudesta, tulee asia tarkistaa aluetoimistosta jälkikäteen. Tarvittaessa tulee järjestää uusi kokous.
  • Asukkaiden kokoukseen osallistuvat kirjoittavat heti kokoushuoneistoon saavuttuaan nimensä ja huoneistonsa numeron kokouksessa esillä olevaan osallistujaluetteloon.
  • Kokouksen läsnäolijat todetaan kokouksen asialistan ao. kohdassa.
  • Osallistujaluettelo lisätään pöytäkirjan liitteeksi.
  • Julkaistavaan pöytäkirjaan ei liitetä osallistujalistaa.
  • Liikehuoneiston välitön haltija on liiketilassa toimiva vuokralainen.
  • Liikehuoneistojen edustajat voivat käyttää äänioikeutta valtakirjalla.

Ohjeita asiakirjamallien käyttöön:

Alla on asialistamalli asukkaiden kokoukseen .docx muodossa.

Asialistamallissa tummalla olevat tulee käsitellä asukkaiden kokouksessa. Kursiivilla olevat ovat vapaaehtoisia ja niiden käyttö kannattaa miettiä.  Lisäksi täydennä yläosan tiedot. Lihavointi ja kursiivi kannattaa ottaa pykälistä pois ennen tulostusta.

Muistakaa, että kutsu tulee jakaa jokaiseen vmy:n asuntoon ja ilmoitustauluille viimeistään viikkoa ennen kokousta.

Ohjeita hybridikokouksiin:

Säännöt:

Ohjeita ekofiksuun arkeen