Asukkaiden kokoukset 2022

Asukkaiden kokous tulee pitää vähintään kerran vuodessa. 

Asukkaiden kokous voidaan järjestää

• perinteisenä kokouksena, jossa kaikki osallistujat ovat paikan päällä
• hybridikokouksena, jossa osa osallistujista on paikan päällä ja osallistuu etäyhteydellä

Kokouksen kutsuu koolle talotoimikunta tai luottamushenkilö, ja ellei näitä ole valittu tai muusta perustellusta syystä, omistajan edustaja. Tällöin omistaja kutsuu kokoukseen mukaan vuokralaistoimikunnan edustajan. 

Kutsu asukkaiden kokoukseen on toimitettava jokaiseen huoneistoon jaettavalla ja talon ilmoitustauluille asetettavalla ilmoituksella vähintään viikkoa ennen kokousta. Kutsussa on mainittava kokouksessa käsiteltävät asiat sekä kokouksen aika ja paikka. Kokouskutsujen jakaminen on talotoimikunnan tai luottamushenkilön tehtävä, mutta asiasta voidaan sopia myös aluetoimiston kanssa.

Suosituksena on, että talotoimikunta tai luottamushenkilö ilmoittaa lokakuun loppuun mennessä vuokralaistoimikunnalle, jos ei pysty pitämään kokousta. 

Äänioikeutettuja ja vaalikelpoisia ovat kaikki talossa vakinaisesti asuvat 18 vuotta täyttäneet henkilöt. Näin ollen väistössä olevilla on äänioikeus ja vaalikelpoisuus siinä kohteessa, missä ovat väistössä eli missä asuvat. Äänioikeutettuja ovat myös liike- tai toimistotilojen välittömät haltijat siten, että heillä on kullakin huoneistoa kohden yksi ääni.

Asukas ei voi käyttää äänioikeuttaan asiamiehen välityksellä.

Kokous tulee pitää 15.11. mennessä ja sen pöytäkirja tulee palauttaa allekirjoitettuna 1.12. mennessä aluetoimistoon ja vuokralaistoimikunnan puheenjohtajalle.

Tänä syksynä tehdään jonkin verran henkilövalintoja. Talotoimikunta on aina ensisijainen perustettaa elin, jos sellaista ei saada kasaan on hyvä valita luottamushenkiö ja hänelle varahenkilö. Eli jos kohteessa ei ole talotoimikuntaa lainkaan tai siellä on valittuna tällä hetkellä luottamushenkilö, pyritään valitsemaan talotoimikunta. Jos kohteessa, jossa on luottamushenkilö ei saada valittua talotoimikuntaa, jatkaa viime vuonna valittu luottamushenkilö kauden loppuun. Myös kohteeseen, jossa ei ole vielä talotoimikuntaa, voidaan valita luottamushenkilö ja hänelle varahenkilö kauden lopppuun. Samoin jos talotoimikunta ei ole täysi, pyritään sitä täydentämään. Kausi alkaa asukkaiden kokouksesta ja kestää 31.12.2023 asti.

Kaikkien kohteiden kannattaa valita myös kohteen talouden ja hallinnon valvoja. Lue linkin takaa miksi kannattaa valita kohteelle oma talouden ja hallinnon valvoja. Valvojan tarkasteltava aika on kalenterivuosi. Hänen toimikautensa kuitenkin jatkuu siihen asti, kun edellisen vuoden kaikki materiaali on valmistunut ja tilinpäätös valmis. Kohteen valvoja esittelee lausuntonsa seuraavan vuoden asukkaiden kokouksessa.

Jos ehdokkaana vapaana olevaan paikkaan ei ole paikalla asukkaiden kokouksessa, pitää hänen toimittaa kokoukselle sitoumuslomake.

Sitoumuslomake, asialistamalleja ja yhteenvetolomakkeita löytyy Lomakkeet ja hinnastot -sivulta.

Kokouksessa tulee käsitellä vuoden 2021  määrärahan käyttö tammikuussa aluetoimistolle tehdyillä materiaaleilla sekä määrärahan käyttö kuluvana vuotena kokoukseen mennessä. Kokouksessa käsitellään myös  talotoimikunnan valmistelema ehdotus toimintamäärärahan käytöstä vuonna 2023, josta sitten asukkaiden kokous päättää. Toimintasuunnitelmapohja löytyy Lomakkeet ja hinnastot -sivulta. Ohje osallistuvaan budjetointiin löytyy alta. Määrärahan määrän voi tarkistaa sivulta https://www.hekalaiset.fi/ohjeet/toimintamaararaha/.

Jos talotoimikunta perustetaan, talotoimikunnan järjestätymiskokous suositellaan pidettäväksi heti asukkaiden kokouksen jälkeen, mutta viimeistään marraskuun loppuun mennessä. Järjestäytymiskokouksen perustella täytetään yhteystietolomake, joka myös tulee toimittaa 1.12. mennessä aluetoimistoon ja vuokralaistoimikunnan puheenjohtajalle. Lomake löytyy Lomakkeet ja hinnastot -sivulta. Yhteystietolomake täytetään myös, jos talotoimikuntaa täydennetään tai siihen tulee muutoksia.

Käytännön ohjeissa on äänioikeudesta ja vaalikelpoisuudesta seuraavasti:

• Vaalikelpoisuus tarkoittaa sitä, että henkilö voi asettua ehdolle ja tulla valituksi talotoimikuntaan.
• Väistössä asuvilla ei ole äänioikeutta, eivätkä he ole vaalikelpoisia siinä vuokranmääritysyksikössä, josta he ovat muuttaneet väistöön.
• Asukkaiden kokous voi kuitenkin antaa väistössä asuville läsnäolo- ja puheoikeuden asukkaiden kokoukseen.
• Talotoimikuntien puheenjohtajille/luottamushenkilöille ei enää luovuteta ns. vaaliluetteloa.
• Jos asukkaiden kokoukseen osallistuu Hekan isännöitsijä tai muu Hekan työntekijä, ottaa hän mukaan kokoukseen asukasluettelon, josta hän voi tarkastaa henkilöiden äänioikeuden ja vaalikelpoisuuden. Luetteloa ei luovuteta tai näytetä kokouksessa.
• Jos isännöitsijä tai muu Hekan työntekijä ei osallistu asukkaiden kokoukseen ja kokouksessa tulee epäselvyyttä äänioikeudesta tai vaalikelpoisuudesta, tulee asia tarkistaa aluetoimistosta jälkikäteen. Tarvittaessa tulee järjestää uusi kokous.
• Asukkaiden kokoukseen osallistuvat kirjoittavat heti kokoushuoneistoon saavuttuaan nimensä ja huoneistonsa numeron kokouksessa esillä olevaan osallistujaluetteloon. Malli löytyy lomakkeista.
• Kokouksen läsnäolijat todetaan kokouksen asialistan ao. kohdassa.
• Osallistujaluettelo lisätään pöytäkirjan liitteeksi ja toimitetaan aluetoimistoon pöytäkirjan kopion liitteenä.
• Julkaistavaan, ilmoitustauluille laitettavaan, pöytäkirjaan ei liitetä osallistujalistaa.
• Liikehuoneiston välitön haltija on liiketilassa toimiva vuokralainen.
• Liikehuoneistojen edustajat voivat käyttää äänioikeutta valtakirjalla.

Ohjeita asiakirjamallien käyttöön:

Sivulla Lomakkeet ja hinnastot  on asialistamalli asukkaiden kokoukseen .docx muodossa.

Asialistamallissa tummalla olevat tulee käsitellä asukkaiden kokouksessa. Kursiivilla olevat ovat vapaaehtoisia ja niiden käyttö kannattaa miettiä.  Lisäksi täydennä yläosan tiedot. Lihavointi ja kursiivi kannattaa ottaa pykälistä pois ennen tulostusta.

Tänä vuonna kohdat 10 ja 11 ovat siis pakollisia jos niitä ei ole tai talotoimikuntaa tulee täydentää. Muokkaa tai poista kohtia tarpeen mukaan.

Muistakaa, että kutsu tulee jakaa jokaiseen kohteen asuntoon ja ilmoitustauluille viimeistään viikkoa ennen kokousta.

Jos pidätte kokouksen hybridinä, niin asialistan alkuun voi laittaa esimerkiksi tällaiden tekstin: 

Kokoukseen voi osallistua myös etäyhteydellä teamsin avulla. Halutessasi osallistua kokoukseen etänä, lähetä sähköpostiosoitteesi xx.xx.xxxx mennessä osoitteeseen xxx@xxx.fi saadaksesi linkin. Sähköpostiosoitteet kerätään ainoastaan kokouskutsun lähettämistä varten ja tiedot hävitetään kokouksen jälkeen. Ohjeet mahdolliseen äänestykseen annetaan kokouksessa.

Ohjeita hybridikokouksiin:

Säännöt:

Ohjeita ekofiksuun arkeen